万物互联 章显未来

群杰智能印章管理平台:覆盖多项业务场景,助力大型集团安全高效用章

发布时间:2021-09-09 09:20 信息来源: 阅读次数:

在中大型企业,印章数量少则几百、多则上千,大多分散在各个分子公司、各个部门,这样便会出现以下问题:


1.分子公司章难管:各个分子公司印章在各地,到底被用在什么地方很难掌控;

2.效率低且成本高:文件来回寄送效率低、快递打印储存成本高,而且容易丢;

3.印章滥用难监管:被错用、盗用、冒用、滥用风险高,人情账萝卜章难杜绝;

4.印章外带无监控:公章经常要外带出去办事,很难监控,到底谁用了用在哪;

5.印章分散不可控:管控过严会产生效率问题,集团放手则会有各种管理风险。


面对合同及印章管理困境,管理层、业务层、决策层都对印章管理有着迫切需求,需要构建一个统一的“数字化印控中心”。全集团一套系统就能集中管控所有印章,印章的制作、授权、管理和使用,都能按照企业印章管理制度规范执行,让每一枚印章都在授权范围内使用,让企业数字化过程中的签署更加安全、可控。



群杰智能印章管理平台功能特色

让每一枚印章都在安全、可控范围内使用


印章全生命周期管理

  全流程驱动印章刻制、领用、移交、使用、外借、归还、更换、销毁等。


  为了让印章的使用和管理在可控范围,群杰智能印章管理平台采用全流程驱动管理模式,所有印章的刻制、领用、移交、使用、外借、归还、更换、销毁动作都由流程驱动、审批授权进行,确保印章操作行为可知、可控。


分级分权

  集团总部可管控,分子公司可独立管理

  对于大型集团来说,印章要求分级分权管理,总部可以授权分子公司独立管理印章,也可以由集团统一管控,权限灵活分配。

  总部可以根据管理需求为各个分子公司配置独立的“系统管理员、印章管理员以及文件管理员”,方便分子公司进行独立管理。



  无论是几十家还是几百家分子公司,只需一个平台就能统一实现数字化印控,解决集团型企业内部一次部署多套系统、信息无法互通、实施成本高等麻烦。


印章责任人

  权限互相隔离、互相监督,防止权力集中

  针对集团型企业多分支、多层级的情况,通过建立印章管理责任人体系,责任人能够监控并授权印章使用。

通过提交流程、经过审批后由系统自动实行管理动作,将人员和印章隔离开,杜绝了管理人员“既是裁判员又是运动员”的情况。


用印文件防伪打印输出

  采用数字水印技术对办公平台中审批的文件增加水印标识。无需特殊材质、油墨打印,使用常规打印机及拍照设备即可实现。用印时,印控设备核验纸质文件,文件识别通过则可解锁用印。如不匹配,印章无法解锁,同时系统会自动记录盖章文件图像,确保用印安全。



建立印章数字化信息台帐,印章情况可视化

  通过建立印章数字化信息台帐,每一次使用印章时,系统都能同步记录、还原每一枚印章的使用轨迹,对于分子公司遍布全国的中大型组织,打开印控系统就能快速了解全集团印章分布情况,包括印章数量、印章类型、印章使用次数、印章管理员信息等。方便追根溯源,及时发现问题。


智能分析用印数据,使用情况一目了然

  通过数据统计分析,多维度呈现全集团用印情况,包括各个分子公司、部门不同时段的用印情况,不同印章的使用频率都能一键分析,快速了解公司真实印章使用情况。


打通异构软件满足企业各类业务用印需求

  为了让企业各项业务的用印过程合规,群杰智能印章管理平台可以和各类异构软件打通,通过流程驱动为不同业务文件自动匹配印章,实现审批用印,让企业的印章管理制度真正落地。同时,群杰智能印章管理平台提供丰富的功能接口,并且通过无代码配置化的方式,快速集成,快速调用各类功能。


  群杰智能印章管理平台通过搭建统一的印控中心,实现集团所有智能印章的管理授权,将印章从人为管控变为系统管控,过去无法落实的印章管理制度,现在可以通过系统监控执行效果,可视化、全流程化的印控环境,让每一枚印章安全、高效使用。



苏ICP备15031288号-1 Copyright © 2021 江苏群杰物联科技有限公司. All Rights Reserved. Designed by Wanhu.