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印章联网!新思路打开印章管理安全之门 汇通达印章物联网应用案例

发布时间:2021-09-02 09:37 信息来源: 阅读次数:

在国家部署实施数字乡村战略的宏观背景下,产业互联网、产业数字化赋能农业农村以及农村全产业链的大数据建设等都在快速发展。作为中国领先的农村商业数字化服务商,汇通达一直走在行业前列。集团始终把技术创新作为企业发展的重要支撑,同时在“天网、地网、人网”三网合一的理念指导下践行企业管理之路。

--汇通达

汇通达网络股份有限公司(简称“汇通达”),总部设在南京。是中国领先的农村商业数字化服务平台。

汇通达深度践行国家“乡村振兴”战略,融合互联网、大数据、云计算、智能零售等科技手段,推动农村商业形态升级和产业价值重构,为农村乡镇零售店及产业链上下游客户提供商业数字化服务,提升客户经营效率和服务能力,帮助农民家庭创收创利,让农民生活得更美好。

汇通达作为中国领先的农村商业数字化服务平台,以“门店+互联网+物联网”模式改造乡镇传统流通渠道,打造农村智慧零售;以“产业+数据+资本”融合,推动农村产业互联网建设。

汇通达以“让农民生活得更美好”为企业使命,以乡镇零售店价值为中心,所涉业务覆盖:信息工具、培训赋能、精准营销、商品服务、物流配送、数据服务等领域。

--项目概况

2010年成立的汇通达,短短9年时间迅速发展为农村商业数字化服务龙头企业,目前拥有700多家子公司,集团组织结构庞大又复杂。截止目前,汇通达已覆盖全国15000多个镇、培养了80000多个优质乡镇会员店,带动了30万人创业和就业,与5000万户农民家庭建立了联系和互动,成为国内覆盖规模最大的农村生产电商平台,被誉为农村电商的“独角兽”。点多面广且业务多样化,使得汇通达的印章管理层级多且复杂,其中涉及了6个合同类流程与1个非合同类流程共计7个流程。印章使用要经过相关领导审批后纸质登记用印。

2018年汇通达初次尝试应用印章物联网,借助物联网技术让印章实现线上管理,加强印章使用监控。


 

通过一年的使用尝试,印章物联网带来的切实改变,获得汇通达认可,降低管理成本、提高印章管理效率、提升企业风险管理能力,印章物联网打造了实用性、信息化、标准化流程,在管理、监管监控以及台账数据建立上有着突出优势。2019年,汇通达全公司开始推广应用印章物联网。

--项目目标

基于汇通达的印章管理现状以及集团发展需求,群杰为汇通达提供印章物联网整体解决方案,旨在实现如下目标:

一、 远程管理:

子公司印章纳入线上管理,实现总部与子公司的远程管理。

二、 授权用印:

经过总部或相关领导授权后用印。

三、 控制风险:

总部可实时了解子公司的用章类型、次数、时间、人员、盖章内容 

四、 留痕留底:

集团所有用章都到留痕留底,形成台账,产生数据

五、 多场景使用:

方便固定办公、移动办公场景使用

--项目实施

一、方案规划

根据汇通达的具体需求和规划目标,群杰营销中心如下方案规划。将印章物联网与汇通达办公平台打通,将子公司印章纳入线上管理,分支机构印章使用人需要登录系统,提出用印申请,扫描合同影像或电子档,上传领导审批,审批通过后,凭授权码到印章保管人员处操作设备用印,使用过程中设备自动采集盖章后的文件以及用印人等信息形成台账数据,用印结束。


 

通过这样的规划,上级领导可以在日志查询中实时查看用印文件的内容、用印机构、用印时间、盖章人员、以及盖章前后的影像对比等。

二、方案部署


 

整个架构为B/S结构,总部架设1台服务器。在每个分支机构需要放一台用印设备“用印宝”,用于盖章。

三、业务流程

1、 用户登陆。用章人员登录群杰印章物联网平台。

2、 用章人员提交用章申请。用章人员填写用章申请表,选择用章文件类型,输入标题,用章次数。

3、 图像采集。用章申请表图像采集,用章文件图像采集,用章人员提交用章申请。 

4、 用章审批。系统自动将用章申请和拍摄的图像传递到审核部门,各级审核人员核对用章文件的内容,盖章次数;是否同意用章;审核通过后,进入下一流程,印章管理员用章。

5、 选择用章。用章人员选择用章后,给设备授权,通过指纹认证启用设备盖章。

6、 系统自动完成用章后的文件的影像采集,并存储相关资料和日志信息。

7、 结束任务。总部或分部领导可事后随时通过日志审查用章文件类型,内容,盖章次数以及用章前后影像。

--应用价值

创新印管模式,可视、可管、可控、可溯化用印助益汇通达健康发展。

通过印章物联网,总部可以做到:

1、实时了解子公司的用章用印类型、次数、时间、人员、及盖章内容;

2、方便人员外带使用,外带经过总部或相关领导授权后,方可用印,用印文件实时上传总部服务器,实现了总公司管理部门对子公司用印的远程审批和监控;

3、安全性较高,通过系统授权和指纹认证保证盖章人员的合法性和唯一性;

4、整个业务流程符合公司内控管理的标准,比手工记录或OA系统登记更详细、更具权威性,印章使用过程及用印文件都会被系统记录,为集团建立一套完整、真实的印章使用档案;

5、形成集团用印台账、多维度统计报表分析、印章台账及印章地图形式展示。

通过印章物联网,子公司可以做到:

1、子公司所有文件审批需要授权才可以用章,未经管理层相关人员审批,无权用章;

2、手机APP审批,满足子公司管理层移动办公需求,提高用章效率;

3、可以手机查看送审文件的具体内容,防止电话请示存在的风险;

4、可授权多人登陆申请盖章,审批同意后多人使用印章,不再限制于一人保管和使用。



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