印章合同数字化,让风控管理更智慧!

行业赋能 | 群杰智能印章行业解决方案——制造业!

发布时间:2023-08-23 10:14 信息来源: 阅读次数:

行业背景概述


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制造业涉及众多行业,是国民经济命脉所系,是立国之本、强国之基。其包括汽车制造业、电子信息产品制造业、机械制造业、金属制品制造业、食品饮料制造业、建筑材料制造业、家具制造业、医药制造业等众多行业。自2012年以来,中国世界第一制造业大国地位持续巩固,全球占比超过30%,是唯一拥有联合国产业分类当中全部工业门类的国家。
而在制造企业的整个生产销售流程中,为了方便业务开展,通常会在全国各地设有众多生产基地和销售公司,由于业务需求会面临向各分支机构授权制定和使用印章,并且会涉及到大量单据、凭证、合同、证明等文件用印,传统人工管理方式不仅管理成本巨大,同时由于长期远离总部,容易被当地同化等情况,造成徇私包庇等。一旦出现风险不仅对企业带来巨额损失和法律风险,更会对企业形象造成严重的负面影响。通过数字化手段提升用印效率、降低管理风险已成为制造企业关注重点。

制造业印章管理痛点


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异地印章

管控难


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中大型生产制造企业通常集研发、制造、销售于一体,为了市场发展需要,会在全国各地开设生产基地、研发基地、物流中心、营销公司等分支机构。因此随着规模发展壮大,印章管理往往呈现数量多、分布广等特点,集团总部难以准确掌握异地公司印章真实使用情况。

高频用印

风险大


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物资采购及出入库管理是制造企业的重要环节,而其中涉及到的用印场景也会非常复杂,比如各种的进货/出货签单、异地合同签署、外带用印等,传统印章管理方式依赖人工监管,存在偷盖、漏盖、人情章等滥用印章的风险,集团总部对分支机构印章无有效手段监管,一旦出现问题,将对企业造成难以估计的损失和伤害。

跨组织用印

效率低


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制造企业集团总部与多个分支机构与工厂之间,多个生产部门、行政部门、营销部门等形成错综复杂的用印需求,各类协议、合同的审批流程多、耗时久、协同难、效率低,大量的用章、申请、审批、归档等工作,不仅给印章管理员带来较大的压力,同时无法有效提升用印效率,对企业高效经营带来一定影响。

印章管理

成本高


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中大型制造企业为了保障用印合规可控,会在分支机构设置印章管理岗位并配备专职或兼职印章管理人员,随着分支机构的增设人工成本持续增加,管理能效难以提升。

行业解决方案


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美的集团


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作为中国家电行业的龙头企业,美的在为广大消费者打造智慧美好生活的同时,对内部风险管控也一直十分重视,并在不断通过数字化改革加强内部管理。2021年,美的上线打盖一体智能化设备,然而经过近一年的使用,该设备无法深度满足美的对于印章风控安全、高效、便捷等的要求,同时由于印章归口法务部监管,大量业务频繁用印,重复盖章占用大量时间,法务人员工作能效无法释放。因此重新寻找更加先进的智能用印服务模式。经过多轮比选,最终选择与群杰科技合作共同打造满足集团全员7*24小时自助用印的无人值守印章服务中心。

双方共创自助用印解决方案属业内首创,仅一期阶段就在软硬件方面提出了46项定制服务,对供应商综合能力有极大的考验,重点在以下方面实现技术突破:

1、用印流程再造

对接美的4A系统、公安人脸识别系统、法务系统等各类流程审批平台,实现所有业务用印线上线下一体化管理,并对用印人进行实名认证,采用可信身份数据源,确保身份认证、核验结果可信,让每一次用印都有真实身份支撑,解决身份可信问题。

2、硬件深度改造

为满足美的全体员工自助用印,充分考虑操作便利性,对智能硬件进行功能再造,从用户角度出发设计界面友好、可操作性强、易于使用的人机交互模式。

3、鉴伪技术提升

将印控设备与美的集团自有水印技术相结合,员工盖章时可以自动对所有打印文件进行识别比对,管控纸质文件流转过程中偷换页风险,员工携带的文件如没有水印或水印错误则无法盖章。

4、用印环境建设

搭建独立的自助用印服务空间,部署门禁、闸机、监控、防盗报警器等配套设备,以及多项可视化合规指引,强化用印严肃性。

通过不到30天的开发、实施,群杰科技为美的集团定制化、专属化部署的智能印章项目正式交付上线,美的集团开启印章智能管控新时代。如此迅速的交付上线也刷新了群杰速度。





(美的集团自助用印中心)



(美的集团自主用印流程指引)


美的集团自助用印中心自成功上线以来,在效率和鉴伪方面获得了客户的认可,美的集团印章管理人员表示:“在经过一段时间的使用,相对于之前的打盖一体,打盖分离的群杰智能印章大大缩短了印章从申请到盖印的时间,审批即时性和用章效率都得到不同程度的提升。同时,在用印文件鉴别方面,群杰智能印章系统搭载的OCR以及数字水印技术,可以辨别文件真伪,一旦发现用印文件有问题便无法盖章并会进行预警,确保用印安全性,对我们的风控管理提升帮助很大。”

圣奥集团


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圣奥集团成立于1991年,是一家集办公家具、生活家居、置业投资于一体的企业集团,“圣奥”家具品牌多年被评为“中国办公家具品牌综合实力第一名”。早在1998年,圣奥便开始进行数字化管理,经过20多年的实践,目前圣奥已打造出全球行业领先的数字化管理平台,实现了办公管理、财务管理、人员管理、生产管理、产品管理、销售管理等全方位、全流程等数字化管控。

(圣奥集团印章共享服务中心)

秉持数字化赋能发展的先进理念,圣奥集团印章管理数字化亦走在行业前列。由于集团对所有印章采用总部集中式管控,大量业务用印集中在总部处理,传统人工复核、盖章、归档等工作效率低,员工长时间排队等候,用印服务质量和用印效率难以有效提升。因此2017年,圣奥集团与群杰科技合作,引进群杰智能章筒+智能印控台以及群杰智能印章柜,着手打造高效、安全的现代化印章共享服务中心。105枚群杰智能章筒,2台群杰智能印控台,14组群杰智能印章柜落户圣奥集团印章管理中心,为圣奥集团印章安全管理提供先驱力量。

(圣奥集团用印流程)

群杰智能印章软硬协同的创新管理方式与圣奥集团数字化赋能发展理念不谋而合。自印章共享服务中心正式落成,圣奥集团的印章管理全面实现了安全、高效、数字化升级,用印服务效率提升300%。群杰智能印章既满足了圣奥集团企业信息化、数字化的业务需求,精益内部管理,提升了办公智能化水平,也有效提升了业务流转速度,服务圣奥业绩提升。


(圣奥集团智能印章系统集成)


方案价值


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自2014年起,群杰先后与三一重工、美的、立邦、威高、公牛、小鹏汽车等超1000家制造企业围绕印章管理数字化创新变革开展了深入合作,通过引入软件管理系统和智能印章设备,已实现了制造业印章管理全场景覆盖,整体解决方案价值主要体现在以下方面:

保障

业务合规


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加强印章管理,引入智能印章控制及相关平台,通过与OA系统的耦合,实现了用章流程,从管理端到使用端的闭环,做到事前审批,事中可控,事后可查,杜绝公章私用、人情章、特批等情况,同时规范单位的用章流程和行为,保护印章管理员坚守岗位职责。

提升

管理效能


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通过文件识别比对和盖章影像记录等方式加强用印过程管控,盖章流程图片全部系统留档,可以随时调取查阅,也可事后追溯,总部管理人员可以远程实时监管全国各地分支机构的用印流程信息,全面、高效掌握分支机构印章的使用情况。

强化

运营支撑


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通过加强印章管理,优化管理模式,不仅可以为员工提供7*24小时自助用印服务同时用印管理员不再需要人工全流程监管用印人的盖章行为,用印人可在印章管理员检查文件后自行使用智能设备盖章,不仅减少了排队等待印章管理员盖章的时间,同时印章管理员也可随时随地检查盖章详情,大幅提升了用印业务办理效率



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