印章合同数字化,让风控管理更智慧!

行业赋能 | 群杰智能印章行业解决方案——金融业!

发布时间:2023-09-22 15:55 信息来源: 阅读次数:


行业背景概述

 

印章是金融机构业务中的重要工具和凭证,也是金融行业使用频率最高的工具之一。由于金融机构自身的业务特点,决定了其印章数量巨大,种类繁多,使用频繁,管理复杂,而且一旦出现印章违规使用、丢失等问题,就可能会给金融机构带来巨大的经济损失和负面影响。因此,金融机构提高对印章的管理水平和管理手段,提高印章管理效率,降低印章管理成本,规范印章管理模式就显得非常必要。

 

 

 

目前,各地金融机构都有自己的一套较为完备的管理手段,有的是采用交接登记簿的形式,这种管理方式存在查询统计困难,管理成本高,盖章存档效率低,印章交接记录复杂,旧章管理难度大等问题。而在印章使用方面,无论是印章外借、内部用印、印章储存管理等均是通过人力实现管理。有的虽然是通过OA或者其他业务系统走用印申请审批流程,但只局限于用印前的审批,而对于整个用印无法做到全闭环安全管理同时也无法进行相关记录。受限于人力及目前线上信息化管理存在缺失产生的诸多管理风险;群杰智能印章管理系统依托物联网技术对金融机构内部印章进行全方位的系统管理,确保用印安全,提高用印效率,降低印章管控风险,通过智能化的硬件设备来进行管控。实现印章请刻,请刻受理、审批、审核,印章刻制、启用、下发、登记,印章交接登记,旧章交接登记,旧章回收,印章核查,查询统计等。


印章管理痛点

印章类型和管理模式

金融行业印章主要分为行政类印章和业务类印章。公章、合同章、财务章等行政类印章一般属于关键印章,在管理方面通常在一级分支机构以下实行关键印章上收一级管理;而部门分支机构网点因地处偏远、交通不便等原因难以执行上收一级管理,依旧是当地自主管理。确保上级机构对下级机构异地印章保管使用的有效监督是该行业关心的问题。

 

 

 

而在业务端,由于临柜业务高频用印的特点,一般柜台类印章均在营业网点由专人管理使用,用印期间可能出现严禁错用、串用、空白页盖章、提前或过期使用印章等行为,如何规范印章审核审批程序,限制用印范围,防止越权和不规范用印也是需要关注的重点。

管理办法


为有效防范印章管理中存在问题,银行一般会制定《印章管理办法》或《行政印章管理办法》、《业务印章管理办法》等一系列健全的印章管理制度,为规范印章管理,防范风险提供了有力保障,通常来说各银行印章管理办法主要实行统一管理、分级授权、规范用途、专人保管的原则,具体管理办法通常如下所示:

 

1) 统一管理:所有印章均按照外部监管部门要求或各行职能部门根据各条线、各部门业务情况进行统一设计、刻制、下发,在印章停用后须由使用部门(个人)及时上交总行封存。

 

2) 分级授权:在各机构层级指定专门的印章管理部门(或业务岗位),明确用印申请人、审批人和印章管理人等相关责任人的职责,严格审批程序,健全考核评价、监督检查、岗位轮换等制度规范。

 

3) 规范用途:印章仅能用于规定的业务种类,相关人员按照规定范围使用,随用随盖,杜绝预盖印章或借与他人使用的情况出现。印章使用时填报登记表,载明申请部门、文件名称,用章目的、用章单位、用章数量等要素,并由审批人同意后方可用章,用章完毕后印章保管人需在登记簿上签名。坚持谁使用,谁申请;谁审批,谁负责的原则,严格落实管理使用责任。

 

4) 专人保管:所有印章均指定专人保管,印章保管人对所保管的印章负责,对关键印章实行双人监督管理,保管时双人双锁或密码钥匙分离等方式;使用时应确保印章使用部门和印章管理部门双方在场。印章应在有监控的办公场所使用,原则上不得携带外出,确因特殊原因需在非办公场所使用印章的,需经专门程序审批,采取严格的用印监控措施。

印管高阶管理需求

当前金融机构印章管理工作总体上规范、严格,但由于大量依赖人工监管,即使有制度约束,各类印章盗用、违规使用等情况依旧时有发生,造成严重损失。通过对印章管理现状进行分析,主要存在以下几个方面需优化改进:

 

1) 印章检查方面:印章管理部门或内部审计部门对印章的定期或不定期检查依赖线下抽查,对全行印章情况缺少一个能够直观展现实时用印信息的动态管理平台,导致无法实现方便快速的网络化、智能化监管。

 

2) 用印授权方面:日常业务开展中存在因部门负责人临时有事不在场,在电话请示后先用印,但用印完毕未及时登记的情况,易造成登记簿漏登的现象。

 

3) 印章管理方面:印章保管人在印章使用完毕后,因忙于其他事务,未能及时将印章入柜上锁,易造成印章被盗用或丢失的问题。

 

4) 用印登记方面:印章使用登记只限写部分信息,用印过程没有进行拍照或录像,在出现问题后没有查验资料。

 

5) 印章外带方面:印章外带期间需专人陪同,耽误本职工作时间,且印章外带时可能出现人情章、违规用章、印章遗落丢失等风险。

解决方案

根据《中国银监会办公厅关于银行业金融机构加强印章管理的通知》要求,银行业金融机构应加快建立与业务经营和风险管理要求相适应的电子化印章管理机制和配套信息系统,推广使用印控机等电子机具。


 


在此背景下,群杰物联科技于2017年正式发布第一代银行业金融机构印章管控设备。随着大量农商行、农信社客户的应用及产品的持续更新,截止目前第五代群杰智能印章M5100系列已广泛应用于全国各地金融机构。

客户案例

 

保险


 

 

中国人民保险集团股份有限公司

 

中国人民保险集团股份有限公司(简称中国人保”)由与共和国同生共长的中国人民保险公司发展变革而来。1949101日,公司成立请示得到毛泽东等中央领导同志圈阅同意,被誉为新中国保险业的长子,是新中国保险事业的开拓者和奠基人。历经70多年发展,中国人保现已成为综合性保险金融集团,旗下拥有10多家专业子公司,业务范围覆盖财产险、人身险、再保险、资产管理、不动产投资和另类投资、金融科技等领域。2010年入围《财富》世界500强榜单,2022年位列第110位。

 

原来印章管理特点

 

企业极具规模,分支机构及印章数量太过庞大,同时印章造假手段、方式更加隐蔽多样、层出不穷,非法集资案件风险防范任务仍然艰巨,基层业务发展以及印章管理仍然面临着极大的挑战,企业急需通过有效的数字化手段针对区域印章使用进行有效监管。

 

智能印章管理成效

 

 

 

 

 

 

(总部印章室改造方案平面图)

部分区域交付现场照片

 

 

中国人保--河南

 

中国人保--宁波

 

中国人保--福建

 

中国人保--云南

 

中国人保--广州

 

1、穿透管理:实现总-分上下贯通的穿透式管理,能够对各级机构印章全生命周期状态的实时管控;

2、解放生产力:全系统一体化、智能化印章安全保管设施设备的配备,能够有效提升基层印章管理效能,解放生产力。

3、标准化建设:通过技术手段的加持,推动标准化规范化建设,能够有效提升基层印章信息化管理水平;

4、震慑作用:通过制度、人员、流程、系统四位一体多措并举,实现全程留痕、人印隔离、责任到人,提升专兼职印章人员责任意识,有效防范印章管理风险,实现印章安全可控。

5、风险防范:有效杜绝私盖、偷盖等违规用印行为,解决取证困难现象,有效规范实体印章管理。

 

证券


 

 

海通证券股份有限公司

 

海通证券股份有限公司成立于1988年,是国内成立最早、综合实力最强的证券公司之一,拥有一体化的业务平台、庞大的营销网络以及雄厚的客户基础,经纪、投行和资产管理等传统业务位居行业前茅,融资融券、股指期货和PE投资等创新业务领先行业。截至20201231日,公司总资产达6941亿元,归属母公司净资产达1534亿元,排名行业第二位。公司拥有卓越的综合性业务平台和成熟的海外业务平台,经营网点遍及全球5大洲14个国家和地区,覆盖纽、伦、东、沪、新、港六大国际金融中心;在境内拥有343家证券及期货营业部,正式员工过万人;在境内外拥有近1800万名客户,托管及管理客户资产总额超5.3万亿元。2020年,公司实现营业收入382.2亿元,排名行业第二,归属母公司净利润108.8亿元,排名行业第三。分类评价结果继续保持行业最高水平AAA级。

 

原先印章管理特点

 

1、公司下设众多营业网点,遍布全国各省市区县,印章在营业网点使用,总部对用印监管时效滞后。印章集中总部管理难度大。

2、证劵业与政策关联性较强,导致合约条款处于不断变化中,造成业务可变性大,客户对合约的条款理解不清易产生金融诈骗犯罪。

3、公司每天都在产生大量的文件需要盖章,用章缺乏登记管理或盖章文件资料无法及时留档备查,监管部门无法对用章情况追根溯源。
4、一年内开出多张罚单,同时因印章管理不规范,遭到监管机构严厉处罚,甚至不少机构被采取限制业务活动措施,限制期间将直接失去这部分业务收入。

 

智能印章管理成效

 

 

 

通过群杰用印宝设备管理海通证劵各营业网点柜台业务章,要求盖章使用流畅,不改变原有用印习惯,上线后覆盖海通所有营业部所在地区(上海、北京、黑龙江、江苏、浙江、甘肃、湖北、深圳、广东、安徽、山东、辽宁、江西、山西、吉林、云南、贵州、河南、四川、福建、河北、陕西、湖南、广西、海南、新疆、天津、重庆)

 

 

 

 

 

1、谁保管,谁使用,谁负责

柜面业务人员在领用智能印章设备后,系统将会通过指纹绑定用印人真实身份信息,在日常办理业务期间只有授权的业务人员才能解锁设备盖章。、

 

2、临时离岗,人离章收

柜员用印期间临时离开柜台时可一键锁定印章,可以不用反复放入保险柜,直至营业结束时将业务印章入箱加锁,印章保管方便安全。

 

3、固化文件类型,按业务盖章

柜员应按规定正确使用业务印章,严禁超范围使用柜面业务用章。系统可根据柜台业务文件类型固化印章授权,如出现非柜台业务范围内文件则无法使用印章。

 

银行

 

 

 

海安农商银行

 

海安农商银行成立于2011228日,经原银监会批准,在原海安农村合作银行基础上改制组建而成。目前,海安农商银行注册资本金10亿元,在职员工768人,下设1个营业部和63家支行(含盱眙支行、江都支行、扬州龙川分理处、兴化支行、兴化昭阳分理处五个异地机构)。监管评级二A级,为农商行最高评级,入选2017-2018年度全国标杆银行(县域),主体信用评级AA级(中诚信),江苏省联社等级管理考核连续八年5A级,行领导班子连续12年被评为全省四好领导班子;先后获得全国金融五一劳动奖状、全国十佳银行、中国服务民营经济杰出农商行、江苏省五一劳动奖状、江苏金融五一劳动奖状和江苏地区金融机构品牌榜等荣誉。

 

原先印章管理特点

 

1、银监会下发加强印章管控要求后,催生业务章合规化管理需求;

2、信贷合同章外带企业现场签贷款协议,虽然是标准制式合同,但是贷款利率空在那里,根据谈判结果填写,因此需要管控;

3、外带过程中也会存在违规用印风险。

 

智能印章管理成效

 

 

 

 

 

1、印章管理系统与OA软件集成,统一申请、审批、存档;

2、智能印章上线后,总部可以远程监管支行印章;

3、没有授权无法使用印章,综合考虑后暂不进行押运;

4、实现印章外带时的监控管理;

 

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