万物互联 章显未来

印章物联网,开启智慧用印新时代

发布时间:2021-07-28 09:10 信息来源: 阅读次数:

一、应用背景

1.1二建简介



 

河南省第二建设集团有限公司创立于1954年,是一家集建筑、安装、装饰装修、市政、房地产开发等为一体的大型现代企业。1997年7月以来,集团公司相继通过了国际质量、环境、职业健康安全“三位一体”管理体系认证。集团公司注册资本303637万元人民币,资信等级AAA级,银行授信额度30亿元人民币。现有在册员工3000余人;拥有各类主要施工机械设备6000余台(套),年年施工能力超100亿元人民币。集团公司凭借良好的信誉和雄厚的经济、人才、技术实力,在国内、外完成了一大批建筑施工总承包工程、建设投资项目。市场业务分布在全国26个省、自治区、直辖市。并在境外的阿尔及利亚、土耳其、印度尼西亚、尼日利亚、巴基斯坦、美国等10多个国家设有办事处、分公司或子公司,开展国际工程承包和项目投资建设业务。

 

1.2印章管理模式

河南二建以直营项目为主,联营项目为辅,在未应用印章物联网之前,采用“集中+松散”的印控管理模式,即总部印章由总部集中管理,项目部印章由独立项目部管理,项目部印章审批权限下放到项目经理、分子公司经理层级。即传统意义上的专职人员管章。

专职人员管章,简单易行操作简便,但对管章人员的专业素养要求很高,专职人员是否愿意管好印章、对企业的忠诚度、是否了解公司内部组织架构设置及印章管理体系、对业务的了解程度等等都直接影响印章使用过程中的风险识别,能否确保用印合规等等,所以传统专职人员管章虽然易行,却也带来了印章使用的复杂性和风险性。


1.3印章管理链及审批流

(1)印章管理链




(2)印章审批及流程

A.1项目部用章审批流一



用印人-项目经理-印管员


A.2项目部用章审批流二



用印人-业务主管-项目经理-印管员


B.1分子公司用章审批流一



用印人-项目经理-分子公司主管经理-印管员


B.2分子公司用印审批流二



用印人-业务主管-项目经理-分子公司主管经理-印管员


(3)传统印章管理现状分析


①下放管理,极易引发用印风险。

项目部印章下放管理,由项目经理负责,采用事前签订承诺书、事后上报台账,模式比较灵活方便,但权力完全下放,容易引发诸多风险问题。虽然事前事后有记录,但事中缺乏有效监管,可能给不法分子有机可乘,一旦发生问题,会给集团带来巨大风险。


②权责虽分明,但仍无法杜绝潜在风险。

项目部建立印章使用登记制度,印章保管人员必须保证项目部资料章只用于工程资料,不得用于工程资料以外的包括但不限于材料采购、机械租赁、劳务分包、项目分包等协议。否则自行承担因此产生的纠纷与法律责任,并追究印章保管人员的法律责任。另,领用资料章时付押金,工程结束退资料章时退还。权责分明的制度约束,是基础管理必备手段,虽然分明,但在人章接触过程中,还是无法完全杜绝潜在的用印风险。私盖、漏盖、人情章还有可能发生。


二、印章物联网解决方案介绍

1.1以印章物联网管理平台为基础,规范管理。



印章物联网是由印章物联网管理平台和印章物联网设备终端组成,将物理实体印章密封在设备终端中,实现人印隔离。用印前需要通过印章管理平台发起申请并通过审批授权,用授权指令解锁终端设备用印,用印的使用全过程设备终端会自动记录用印文件、用印人、用印地点、用印场景等数据回传至企业服务器存档分析。


1.2用印章物联网设备终端落地,强化管理。


 

① 高清摄像头:用印数据实时监控;

② 人脸拍照:清晰记录用印人;

③ 用印宝:将公章、合同章密封其中并加把“智慧锁”;

④ 印控台:控制管理用印宝;

⑤ 红外电子围栏:指定区域盖章,超出范围自动上锁。


三、二建应用实况

1.1集成办公平台

通过致远OA系统和群杰平台集成软件接口,使人员组织架构同步到群杰平台中,独立使用群杰平台走印章流程,授权设备盖章。杜绝了人情章,所有盖章均需要通过领导审批授权,盖章后文件领导可以远程查看或者实时监控。




 

1.2优化审批流

印章物联网管理平台上线后根据总部、分子公司、项目部具体情况单独设计用印审批流,改变以前项目部、分子公司用印总部无法监管的现状。优化后的审批流不但不会影响项目部、分子公司正常业务开展,还能准确有效的监管到在建项目章的申请内容,实际用印后的文件;印章的分布、动态;用印记录通过印类型:分包类、材料合同类、结算单、施工过程资料、竣工资料进行分析、汇总、统计。



 

1.3有效监管外带用印,确保安全和效率

没有应用印章物联网之前,外带章使用处于监控空白状态,无形中增大了企业的运营风险。应用印章物联网之后,通过手机端管理平台与便携设备终端结合使用,对外带章形成有效监管,确保用印安全。


1.4数据归档分析,实时掌握各类印章使用情况



 


印章物联网平台有着完善的印章管理数据库,根据企业的实际用印情况,系统会自动生成使用数据报表,通过对系统内的用印明细、前后文件对比、各类印章申请数量、使用数量的数据进行分析,可留下详实的用印台账记录,对企业的长远发展有着积极的意义。


四、印章物联网应用价值

1.1规范用章审批

根据不同的项目制定各个项目的用印审批流程,避免了之前纸质文档、人情流程等随意用印;


1.2提高工作效率

用章申请通过办公平台线上审核,短信通知审核人,用手机端可随时随地查看审核,能满足所有分公司和项目的用章需求,避免了之前需要等领导签字的尴尬,大大提高了工作效率。


1.3提高安全指数降低运营风险

印章通过用印宝保管,未经授权无法使用盖章,授权时对用印人员拍照留底,盖章过程被拍照留档。


1.4用章全过程可追溯

一旦发生法律纠纷,可随时查看用章申请记录、人脸拍照、用章过程记录归档生成的PDF文件。


1.5方便准确检查管控

总部随时可通过信息化办公平查看所有印章分布情况,使用情况,各分支机构也无需再单独上报用印台账记录.


五、经验分享

通过印章物联网的应用,给河南二建带来了诸多改变,印章管理制度不再停留在传统层面,新技术与新管理制度的结合使得河南二建的印章管理取得了新成果,用印风险降低,管理成本下降,保障高效运营,发展更稳健。


另外,有了印章物联网的加持,集团总部可以随时随地准确统计到所有项目部的用印台账、印章分布、印章动态,还可以全过程追溯到用印的申请人、申请文件、授权人员、用印记录等。印章物联网上线一年间,未发生任何违规用印现象,在保证高效的工作前提下,使得用印安全更有保障。


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