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数字动力!群杰印章共享服务中心为地产行业印章合规高效管理赋能 暨新城控股集团有限公司印章智慧管理案例

发布时间:2021-06-01 09:01 信息来源: 阅读次数:

随着社会经济的扩张,房地产企业的发展规模不断扩大,遍地开花的项目及分支机构,使得企业管理变得愈加复杂。这其中占据内控管理重要位置的印章,就给管理者带来了诸多难题和考验。印章管理呈现以下现状,印章多:集团总部、区域公司、城市公司、项目公司涉及到公章、合同章、财务章等印章种类且数量较多;机构分散:区域公司/城市公司、项目公司都有印章,尤其是项目公司,印章分散在全国各地;盖章量大、外带频繁:总部涉及的商务签约、证明材料等需要频繁用印,且印章经常需要外带至拍地、工商、税务、银行等办公现场;项目公司会签用印:项目公司涉及多方利益,需要多方同意后方可用印。

 

在地产数字化转型背景下,因数字化应用带来的效能、安全提升价值明显,地产业在布局快速数字化转型的同时,更将数字化应用渗透到管理的方方面面。面对愈加复杂的印章管理,地产业正尝试应用数字化转型,改变传统印章管理模式,为企业健康发展赋能。

 

印章数字化管理探索与实践

 

新城控股业务以住宅开发、物业管理及商业开发运营为主,分支机构遍布全国各地,采用总部印章集中管,分支机构印章自主管的传统模式。面对大量的印章及繁忙的业务往来,新城控股的印章管理压力极大,总部想要实时了解分支机构及外带印章使用情况,十分困难。基于风险因素考虑,新城控股集团携手群杰开启了印章智慧管理之路。

 

20184月起,新城控股在住宅地产板块试点应用群杰智能印章管理解决方案,管理成效显著,进而推广到商业地产、商管直至全集团,至此新城控股600多枚印章完成了智慧升级。


 


 

从业务着手,匹配组织架构,以互联网+物联网之力掌控全局

 

新城控股业务环节众多,不同的业务类型涉及到不同的印章使用,印章物联网与业务相关联,不改变新城控股集团原有办公系统,通过集成软件接口模式匹配组织架构,借物联网之力智能印章终端(以下简称“用印宝”)给传统印章加上“智慧锁”,让盖章人、盖章文件以及印章之间形成数字连接,全过程实时记录用章的每一个细节。

 

新城控股总部与分支机构之间通过统一标准化管理平台形成印章风险管控网络,分支机构用印、外带用印经审批授权后方可使用,使用过程用印宝将实时记录信息回传管理平台,让管理者、使用者及盖章文件之间形成数字连接,总部可实时了解印章使用动态,加之管理平台加持OCR识别、数字水印、风险预设等技术,可形成全局全盘掌控之力,保障用印安全。

 

深入用印场景,便携智能印章满足多种需求

 

招采、商务签约、财务、人事、办公等涉及到多种用印模式,固定办公用印,外带用印,异地用印,邮寄用印等等。深入研究企业用印场景,便携智能印章可满足多种需求。

1. 总部集中



 

印章使用人在使用印章之前需要通过印章物联网平台提交申请,经过分层审批获得授权后,凭借授权码解锁设备进行盖章。如需外带,在经授权后,将用印宝章筒带至业务现场解锁后盖章。盖章过程用印宝会自动记录用印数据信息并实时回传至管理平台。印章管理员可通过平台在线监控,实时查看印章使用详情,做到前端防范,中端控制,后端审查,形成线上线下闭环管理。

 

2.分支机构自主管理


 


分支机构自主管理的印章通过统一印章物联网平台接入线上远程管理,分支机构在使用印章时,需要提交申请,经过总部的审批授权后凭借授权码解锁用印宝现场或外带使用,用印宝将实时记录用印信息回传至管理平台,总部可以随时掌握分支机构的用印详情。

 

印章集中管理提质增效探索与实践

 

软硬协同,打破传统,搭乘数字化浪潮,赋能企业印章管理创新,群杰智能印章管理解决方案的应用,让新城控股建立起印章数字化管理风险防御机制,使得印章使用更安全,管理更智慧。但新城控股的印章管理变革之路不止于此,为将数字化管理的广度和深度进一步提升,201912月,新城控股开始着手印章共享服务中心的调研考察工作,进行印章集中管理创新升级。

 

传统印章集中管理难题

 

新城控股总部集中管理的印章极多,这其中包含已应用用印宝的智能印章,还有大量的物理印章。在实际的管理过程中,新城控股发现印章集中管理存在以下问题:

 

1.找章难,印章使用效率低

种类繁多的印章,在实际使用过程中要经历复杂的找章过程,耗时长,易出错,还会降低印章使用效率。

 

2.监管难,印章动态无法实时掌握

频繁的业务往来,需要频繁的现场用印或外带用印,无法掌握印章实时动态,监管困难重重!

 

3.存在违规用印风险

复杂的用印场景,存在盗用、私盖、人情章等违规用印风险!

4.管理成本高

分支机构用印需要邮寄或委派专人到总部盖章,其中涉及到的人员、差旅、邮寄等成本较高。

 

借智能印章管理解决方案的思路,新城控股印章集中化管理创新之路走的非常顺利。20205月,印章共享服务中心在新城控股总部落成,群杰重量级新品智能印章柜落户其中。

 

 

 

1. 打破传统印章存储模式,重新定义印章管控新模式

 

新城控股总部管理大量印章,很大一部分已经升级成智能印章,但还存在大量的物理印章。在企业印章管理过程中,新城控股发现印章保管、查找难,印章动态无法掌握,导致用印效率受到制约。于是应用群杰智能印章柜创新集中管理模式。将智能印章和物理印章放入智能印章柜内保管,可以快速查找,快速取用。在保障安全的前提下,大幅提高印章使用效率,降低风险及管理成本。

2. 颠覆式创新,带来安全、高效、智慧印章管理体验

 

 

印章使用人提交用印申请经审批授权后,凭授权码即可新城控股印章共享服务中心自助取章、盖章、还章。印章管理人员通过管理平台实时掌握印章动态。

 

3. 模块组合,根据管理需求最优定制

 

新城控股总部管理的印章包含智能印章及物理印章,根据新城控股的需求,智能印章柜设计1个主控模块,3个智能印章管理模块,8个物理印章管理模块,帮助新城控股实现了100+的物理印章,72+的智能印章智慧管理升级。

 

4. 跨设备无缝对接,印章智慧管控再升级

 

智能印章柜无缝对接群杰印章生态体系所有产品,搭载群杰第五代印章管理系统,可全面提升印章管理水平,保障用印安全。

 

【印章物联网应用价值】

 

1.人印分离

打破传统印章管理模式,创新应用智能设备代替人工,借物联网、互联网之力实现人、章、文件的信息互联,做到人印分离,从源头上降低人章接触可能存在的盗用、私盖、人情章等违规用印风险。

 

2.授权使用

无论是取章,盖章,还是印章外带,未经授权,均无法解锁设备进行操作应用。可以很好的规范印章管理及使用。

 

3.远程管理

无论是分子公司还是集团总部,领导在不在办公现场都不再是影响工作效率的因素,一体化标准管理平台,实现远程管理。审批、授权、监管等不受时空限制,省去差旅、邮寄等成本,提质增效显著。

 

4.全程记录

智能终端自动记录使用环节数据,留痕留底,自动生成台账,一旦发生法律纠纷,可随时调阅台账记录,作为追溯依据。

 

新城控股通过应用群杰用印宝智能印章及智能印章柜实现企业印章数字化管理转型,让业务与管理的全过程闭环,提升了风险防御能力。搭建一站式印章共享服务中心,实现集团总部的一站式用印中心,提质增效成果显著。

 

创立于2014年的群杰,是中国智能印章行业的领导者,致力于为用户提供安全、合规、高效的智能印章管理解决方案。秉承“让印章使用更安全,管理更智慧”的使命已成功推出包含群杰用印宝、群杰盖章机、群杰印章柜等智能终端及智能印章管理平台。成功推进建筑、地产、制造、零售、金融、健康等行业2000+企业数字化、智能化印章风控管理实践。


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