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群杰印章共享服务中心精彩亮相2021全球行政峰会,广获关注!

发布时间:2021-09-18 09:32 信息来源: 阅读次数:

9月16日,2021全球行政峰会在北京·万达文华酒店隆重开幕。



在开放政策和时刻变化的市场环境影响下,全球自动化和数字化趋势正加速发展,行政的内核和外延也在不断扩张,为发掘行政新跑道,从全新视角出发为企业持续赋能,会议以“万象更新,热爱仍在”为主题,聚焦专业发展与前沿趋势,重在链接与赋能,共同探索行业新动向。



作为国内印章智能化管理领军企业,群杰在智慧办公领域持续为企业印章管理赋能助力。此次获邀参会,通过如何打造企业现代化印章共享服务中心角度,为企业智慧办公注入创新畅想。


 大会分五个板块:“万象更新,热爱仍在”、“智向未来”、“多元赋能”、“职场价值”、“知选市集”进行。


打造企业现代化印章共享服务中心

“实现整个企业用印安全,我们有三步,第一对印章本身的全生命周期进行盘点,印章从刻制到注销,这个过程中完整的生命周期。第二,对印章授权进行管理。第三,对于合约签署包括用印文件本身的管控,从篡改内容到偷换文件。

如何打造企业现代化印章共享服务中心?江苏群杰物联科技有限公司华北大区总经理刘强先生分享了极具亮点的解决方案。




知选市集现场,群杰印章共享服务中心智能终端产品:群杰用印宝智能印章、群杰智能印章柜吸引了众多嘉宾的驻足体验。

 





群杰印章共享服务中心解决方案

 



群杰印章共享服务中心是通过将垂直或平行部门的印章进行集中透明化管理,并通过智能化设备辅助人工进行自动印章使用及风险预警,从而为用印人员提供一种自助式服务体验,提高印章使用效率、降低管理成本。



Ø 统一印章档案:

将集团所有印章进行数字化管理,总部采用自助盖章+人工审核的方式进行用印管理,例如人事证明等材料申请人直接打印自助盖章,重要文件审核后打印盖章。通过自助盖章模式分散盖章人员基础工作量。对分支机构为了方便业务开展,采用属地化管理模式,通过用印宝设备监控印章使用情况。

 

Ø 优化盖章流程:

每天100~200条流程,近3000份文件需要盖章,甚至一单流程连带着几千份文件,需要盖半个月时间。建立自助用印模式后,通过将大客户和散户分开处理的方式,提高印章使用效率。

 

Ø 规范印章使用:

以往不同的章在不同的岗位保管,问题是上千枚印章在上千人手中很难找到,且找到了印章也不一定在现场,同时印章分散本身也是风险,各人员的风险意识不一样,存在隐患。印章采用共享服务方式后,建立印章服务中心对印章进行集中管理,中心人员采用坐班制,同时中心配套监控探头、用印宝设备等硬件,保证所有印章的保管与使用都是透明公开,风险可控的。

 

Ø 提高专业门槛:

共享服务中心将人员集中化管理也利于进行专业化培训,通过流水线审核作业模式即提高了流程审批效率,也降低审核人员的业务复杂度,同时配套咨询岗人员,及时处理碰到的难点问题。

 

Ø 提高盖章效率:

传统管理模式下,大部分盖章集中在早8:00和晚6:00时间段,印章管理中心建设为智能印章使用提供了基础,支持预约用章。用印申请人可以根据预约情况合理安排盖章时间,同时印章通过智能印章柜进行保管,即使在非工作时间段也可以通过授权自助取章盖章,盖章结束后直接在旁边的邮寄快递中心自助寄件,实现全程无人值守自助式用印。

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